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Text File  |  1991-09-27  |  5KB  |  104 lines
  1.  
  2.                               Outgoing FAXES:
  3.              Generating & Transmitting FAXES from this program 
  4.  
  5.                                  Overview:
  6.  
  7. This  methodology  will illustrate the three steps necessary  for  creating ì
  8. outgoing  FAXES from routine correspondence and then transmitting them.  It ì
  9. presumes  that  you have a FAX board inside your PC that  will  convert  an ì
  10. ASCII file into the graphical format of the FAX board.   
  11.  
  12. This program will create this 'routine correspondence' internally and  will ì
  13. then pass it to the subdirectory where your FAX software resides. Since the ì
  14. printing  cycle  is  bypassed,  the  outgoing  FAXES  will  have  a  higher ì
  15. resolution  than  if  you print the letters, then feed  them  back  into  a ì
  16. traditional FAX machine for immediate transmission. 
  17.  
  18. While creating this correspondence within the program, you can branch  into ì
  19. your FAX software, run its ASCII-to-FAX conversion software, then  transmit ì
  20. the FAX. Once finished, you branch back into the program and pick up  where ì
  21. you  left off.  By using the FAST RUNNER [TM] option, you can run up to  20 ì
  22. large  application programs, such as your FAX conversion software,  in  the ì
  23. 'background'  without ever leaving the program.
  24.  
  25.  
  26.                        /--------------------------\   
  27.                        |         Step 1:           |  
  28.                        |   Using Quick Memo [TM]   |
  29.                        \--------------------------/   
  30.  
  31.  
  32. While creating an activity record, branch off to the Memo Options Menu.  In ì
  33. this  menu,  Selection  8  will create a Quick Memo  [TM]  for  you.   Once ì
  34. selected,  Option 8 will have created the heading of the top of  a  routine ì
  35. piece  of correspondence, after which you will enter the text necessary  to ì
  36. complete  the  letter.  For a greater understanding of  Memo  options,  see ì
  37. these appendices in PROGRAM.DOC/PROGRAM.REF:
  38.  
  39.  
  40.  Overview of Memo Options:                                      
  41.    Every Client and activity record has its own word processor!
  42.       Client Memo..........................................Appendix K-I
  43.       Activity Memos........................................Appendix  K-II
  44.       Quick Memo [TM].......................................Appendix K-III
  45.  
  46.  
  47.  
  48.                        /--------------------------\   
  49.                        |         Step 2:           |  
  50.                        | Entering Text in the Memo |
  51.                        \--------------------------/   
  52.  
  53.  
  54. At the Memo Option Menu, observe selection 1: 
  55. è             "1)  Edit the existing memo or create a new one"
  56.  
  57. Once  you  select option 1, enter your text below the  heading  created  by ì
  58. Quick Memo [TM].  Once you have finished entering the body of your  letter, ì
  59. save your text with a Control-W as per the Edit Screen Codes on the  bottom ì
  60. of your screen, then exit back to the Memo Options Menu.  
  61.  
  62. Optionally, you could append large blocks of existing text into the  bottom ì
  63. of  Quick  Memo  [TM] using the methodology outlined  in  Appendix  A-8  in ì
  64. PROGRAM.DOC/PROGRAM.REF:
  65.     
  66.  An Alternate Strategy for creating Invoices or Proposals
  67.      from memos in the Activity files:.....................Appendix A-8
  68.     
  69.                        /---------------------------\   
  70.                       |          Step 3:           |  
  71.                       | Outputting to the FAX card |
  72.                        \---------------------------/   
  73.  
  74. At the Memo Options Menu, observe selection 2:
  75.                    "2)  Output the memo to a text file"
  76.  
  77. Let's say you have a subdirectory called '\FAX'.  After you select option 2 ì
  78. at the Memo Options Menu, the program will ask you this question:
  79.  
  80. "Enter the file name here that you want your text file saved under."
  81.  
  82. If you want to name it 'TEST1' and send it to the '\FAX' subdirectory,  you ì
  83. would enter this qualified name:
  84.  
  85.                   \FAX\TEST1   <=============  enter this
  86.  
  87. '\FAX'  sends  it to the '\FAX' subdirectory,  then names  the  ASCII  file ì
  88. 'TEST1'.
  89.  
  90. At this point, you invoke 'Background' Options with the 'F1' function  key.  ì
  91. On  the  'Background' Options Menu, you invoke Fast Runner [TM]  to  branch ì
  92. into your FAX card software, convert 'TEST1' into a FAX format, send it out ì
  93. using the FAX card, then return to the program.  Fast Runner [TM] remembers ì
  94. where you were and returns you to that exact point.
  95.  
  96. For a clearer understanding of how these options work, see these appendices ì
  97. in PROGRAM.DOC/PROGRAM.REF:
  98.  
  99.  
  100.  'Background' Options.......................................Appendix A-12
  101.  
  102.  Fast Runner [TM] Options...................................Appendix A-13
  103.  
  104.